○茨城町旅券事務処理要領
平成21年6月26日
要領第5号
(趣旨)
第1条 この要領は，茨城町(以下「町」という。)における旅券事務の適正かつ円滑運用を図るため，一般旅券の発給申請等に係る必要な事務処理の方法について定めるものとする。
(定義)
第2条 この要領において使用する用語の定義は，次のとおりとする。
(1) 旅券の申請及び届出
旅券法(昭和26年法律第267号。以下「法」という。)第3条第1項，第10条第1項，第11条(公用旅券を除く。)及び第17条第1項から第3項に基づく届出をいう。
(2) 旅券の交付
法第8条第1項及び第3項，第10条第4項に基づく交付をいう。
(3) 申請書
旅券法施行規則(令和4年外務省令第10号)第3条第1項及び第2項に定める別記様式をいう。
(4) 審査
旅券の適正な作成及び交付を行うための関係書類の確認行為をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 町が処理する旅券事務は，次のとおりとする。
(1) 茨城県旅券室(以下「県」という。)からの照会，回答並びに通達文書等の処理に関すること。
(2) 県との連絡調整及び会議等の参加に関すること。
(3) 予算，統計等に関すること。
(4) 職員の研修に関すること。
(5) 法第3条第1項から第4項に定める一般旅券発給申請書の受理に関すること。
(7) 法第10条第1項に定める一般旅券訂正申請書の受理に関すること。
(8) 法第17条第1項から第3項に定める紛失一般旅券等届出書の受理に関すること。
(9) 法第19条第5項に定める一般旅券の返納の受理
(10) 法第19条第6項に定める返納旅券の消印後の名義人への還付に関すること。
(申請書の受理等)
第4条 申請書の受理等に係る事務については，次のとおりとする。
(1) 申請書の審査
① 1次審査
ア 提出された申請書の記載事項及び添付書類に不備がないことを確認する。
イ 提示書類により申請者の身元確認を行い，適法と認める場合は申請を受理する。このとき，過去に未交付失効となってから5年以内に再申請をしている場合には，旅券法第20条第2項に基づき，通常より高額な手数料を納付することになることを説明する。
ウ 旅券の交付予定日及び交付場所を申請者に告知して，旅券引換書(受理票)(以下「引換書」という。)を交付する。
② 2次及び3次審査
受理をした申請書は，2回目及び3回目の審査をするものとする。
③ 担当者名の記入
1次，2次及び3次審査をした者は，必ず所定の欄に別に定める担当者名を記入するものとする。
(2) 申請書の送付
3次審査を行った後，申請書に送付書を添えて，申請書受理日の翌日に，申請種別ごとで受理番号順に取りまとめ県へ送付する。ただし，翌日が休日の場合は，休日後の最初の日とする。ただし，次のものは，上記とは別にそれぞれクリアファイルに入れる。
① 紛失届と同時に受付した新規申請書
② 非ヘボン式ローマ字氏名表記等申出書と同時に受付した新規申請書
③ 一般旅券訂正申請書
④ その他特殊事例
(旅券の交付等)
第5条 旅券の交付等については，次のとおりとする。
(1) 交付前に旅券を最終審査する。
(2) 旅券の交付は，次の事項を確認のうえ，交付予定日以降に申請者本人に交付する。
ア 出頭した受領者が，旅券に転写されている写真と同一人であること。
イ 所持人自署が本人のものであること。
ウ 引換書の受領証欄に受領日が記入してあること。
エ 法第20条に定める手数料分の収入印紙及び県収入証紙が貼付されていること。
(3) 手数料の徴収にあたっては，必ず申請者又は代理者の面前で収入印紙のみ消印するものとする。
(4) 交付した旅券に係る引換書は，交付報告書を添えて，旅券交付日の翌日に，種類別に分類し県へ送付する。ただし，翌日が休日の場合は，休日後の最初の日とする。なお，再発行分の引換書には，申請書のコピーを添付する。
(5) 旅券は，申請者に交付するまでは，耐火金庫等で厳重に保管するものとする。
(旅券の未交付失効の処理)
第6条 旅券の未交付失効の処理については，次のとおりとする。
(1) 県から旅券を受領し，4箇月経過しても未交付の場合は，県から送付される「未交付データリスト」により，旅券が未交付であることを確認する。
(2) 「未交付データリスト」と申請書を確認し，督促等の経過を記載する「未交付失効防止対策督促者調」及び「未交付失効督促処理表」を作成する。
(3) 郵便はがきにより旅券受領の督促を行うほか，電話での督促を定期的に行う。
(4) 6箇月を経過しても受領されない失効した旅券は，送付書の連絡事項欄に，「未交付失効旅券，10年・5年の別，受理番号及び氏名」を記載し，搬送ケースに入れて県へ送付する。
(5) 県へ返送した旅券に係る申請書の写しは，その余白(官公庁記載欄等)に県へ返送した旨を記載し，「未交付失効旅券申請書」として保管する。
(旅券の返納)
第7条 名義人の死亡等による旅券の返納があったときは，当該旅券と旅券失効依頼書等を県へ送付する。
(旅券統計)
第8条 毎月の申請受理件数及び交付件数を集計し，県へ報告する。
(申請書等の保管)
第9条 町の控として・コピーした申請書等は，種別ごとで受理番号順に申請書・届出書(写)ファイルに保管する。
2 県へ送付した様式は，それぞれ1部ずつコピーして町の控とし，受理日の日付順に当該ファイルに保管する。
(申請書等の保存期間)
第10条 申請書等の保存期間は，次の表のとおりとする。
書類等の名称 | 保存期間 |
申請書の写し | 3年 |
未交付失効旅券申請書 | 3年 |
上記以外の書類 | 3年 |
附則
この要領は，平成21年9月1日から施行する。
附則(平成23年要領第3号)
この要領は，公布の日から施行し，平成23年4月16日から適用する。
附則(令和5年要領第1号)
この要領は，令和5年3月27日から施行する。
附則(令和5年要領第2号)抄
(施行期日)
1 この要領は，令和5年4月1日から施行する。