○茨城町文書事務規程
平成23年7月29日
訓令第4号
茨城町文書事務規程(平成6年茨城町訓令第1号)の全部を次のように改正する。
目次
第1章 総則(第1条―第11条)
第2章 文書等の収受及び配布(第12条―第17条)
第3章 文書の立案，決裁及び発送等(第18条―第30条)
第4章 文書の保管及び保存(第31条―第35条)
第5章 文書の引継ぎ及び廃棄(第36条―第41条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は，茨城町(以下「町」という。)における文書事務の管理及び処理に関し，必要な事項を定めるものとする。
(1) 文書 職員が職務上作成し，又は取得した文書，図画及び電磁的記録(電子的方式，磁気的方式その他人の知覚によって認識することができない方式で作られた記録)をいう。
(2) 部 茨城町部設置条例(平成5年茨城町条例第23号)第1条に規定する部をいう。
(3) 課 茨城町行政組織規則(平成5年茨城町規則第25号)第2条及び第4条に規定する課をいう。
(4) 完結文書 決裁文書で一定の手続きに従って施行された事案の完結した文書をいう。
(5) 未完結文書 決裁文書で事案の処理が完結していない文書をいう。
(6) 決裁 茨城町事務決裁規程(平成5年茨城町訓令第4号)の規定により，事案の処理について最終的に決定する権限を有する者(以下「決裁権者」という。)が，当該事案の処理内容について最終的な意思決定を行うことをいう。
(7) 回議 当該事案の処理内容について直属の上司の承認を受けるため，決裁を経るべき当該事案を記載した文書(以下「起案文書」という。)をその上司に回付することをいう。
(8) 合議 決裁に先立ち，当該事案に関する事務を所掌する機関の意見又は同意を求める必要がある場合において，起案文書又はその写しを当該機関に回付することをいう。
(9) 供覧 当該事案の内容について関係機関の了知を得ておくことが，事案の処理上便宜であると認められる場合において，当該事案に係る決裁が終わった起案文書又はその写しを当該関係機関に回付することをいう。
(10) 起案 町の意思を決定し，事案を処理するための原案を作成することをいう。
(11) 文書の保管 文書を当該文書に係る事案を担当する課の事務室内の一定の場所に収納し，管理することをいう。
(12) 文書の保存 文書を主管課の所管する書庫内の一定の場所に収納し，管理することをいう。
(文書事務取扱いの原則)
第3条 文書は，全て正確かつ迅速に取り扱い，常にその処理経過を明らかにして事務が能率的に処理されるよう努めるとともに，処理後の保管及び保存を適正に行わなければならない。
(総務課長の職務)
第4条 総務課長(以下「統括文書管理責任者」という。)は，本町におけるの文書事務の全般を統括管理する。
2 統括文書管理責任者は，文書事務の指導，改善，文書の保存，廃棄等を指導，調整する。
(課長の責務)
第5条 各課の長(以下「文書管理責任者」という。)は，当該主管課の文書事務に関する一切の事務の責任を負い，文書管理が適正かつ円滑に行われるように努めなければならない。
(文書主任)
第6条 文書事務を円滑，適正に行うため，各課に文書主任を置き，それぞれの文書管理責任者が指定した職員をもって充てる。この場合において，文書管理責任者は，統括文書管理責任者に茨城町文書主任報告書(様式第1号)により，文書主任に指定した者の職氏名を報告しなければならない。
2 文書主任は，次の各号に掲げる事務を処理する。
(1) 本庁にあっては，総務部総務課(以下「総務課」という。)から配布された文書の収受及び担当者への伝達に関すること。出先機関にあっては，到着した文書の収受及び担当者への伝達に関すること。
(2) 文書処理状況の点検及び整理の促進に関すること。
(3) 文書事務の指導に関すること。
(4) 文書の整理，保管及び保存に関すること。
(5) 文書の引継ぎ及び廃棄に関すること。
(6) 前号に掲げるもののほか，文書の取扱いに関すること。
(1) 令達番号簿(様式第4号)
(2) 親展書留文書配布簿(様式第5号)
(3) 文書経由簿(様式第6号)
(文書の公開の制限)
第8条 文書は，法令等に特別の定めがある場合を除き，当該文書に係る事案の関係職員以外に示し，内容を告げ，若しくは写しを与え，又は庁外に持ち出してはならない。
(文書の種類)
第9条 文書は，令達文書と一般文書に分ける。
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号。以下「法」という。)第14条の規定に基づき制定するもの
(2) 規則 法第15条の規定に基づき制定するもの
(3) 告示 法令の規定又は職務上の権限に基づく処分又は決定を広く一般に対して，周知させるための公示又は公表するもの
(4) 訓令 町の行政機関又は職員に対して命令するもの
(5) 内訓 訓令で機密に属するもの
(6) 達 特定の個人又は団体に対して指揮，命令するもの
(7) 指令 申請，願，伺等に対して指示，命令するもの
(8) 諮問 法令の規定に基づき，公の機関又は団体に対して，その意見を求めるもの
3 一般文書は，令達文書以外のものをいう。
(令達事務)
第10条 令達文書については，指令を除くほか，総務課に備付けの令達番号簿に登記しなければならない。
(文書の処理年度)
第11条 文書の処理に関する年度区分は，令達文書及び一般文書のうち町議会議案に当たっては暦年により，町議会議案を除く一般文書にあっては会計年度による。ただし，一般文書のうち統括文書管理責任者が必要と認めるものは，暦年によることができる。
第2章 文書等の収受及び配布
(文書等の収受及び配布)
第12条 到着した文書は，総務課において収受し，次の各号により処理するものとする。
(1) 収受文書で主管課が明確なものは，開封せず，当該主管課へ配布する。
(2) 収受文書(親展文書，金券等を除く。)で主管課が不明確なものは，これを開封して主管課を確認し，当該主管課へ配布する。
(3) 書留，配達証明，内容証明及び特別送達による文書等は，開封せず，封筒に受付印(様式第7号)を押し，親展文書配布簿に記載し，主管課に配布して受領印を徴する。ただし，主管課の判別が困難なときは，開封することができる。
(2) 前条第3号に規定する文書にあっては，直接配布するものとする。
(3) 各課の職員は，随時，前条第1号に規定する文書配布棚から文書を収受しなければならない。
(収受文書の処理)
第14条 文書主任は，文書を収受したときは，速やかに当該文書の余白に各課受付印及び閲覧印(様式第8号)を押印するとともに文書収受簿に記載し，所属の文書管理責任者に回付しなければならない。ただし，軽易な文書については，受付印，閲覧印の押印及び文書収受簿の記載を省略することができる。
(誤配文書の処理)
第15条 文書管理責任者は，配布を受けた文書中に主管に属さないものがあるときは，直ちに総務課に返付しなければならない。
(経由文書の取扱い)
第16条 町を経由して他の行政機関等に進達しなければならない文書(以下「経由文書」という。)は，文書経由簿に記載し，経由印(様式第9号)による表示をしなければならない。
(当直員が受領した文書等)
第17条 当直員が受領した文書等は，当該当直の任務が終了したときに総務課長に引き継ぐものとする。
第3章 文書の立案，決裁及び発送等
(報告，連絡等)
第19条 上司の指示若しくは命令又は会議，電話，来訪等により生じた事案に関し，報告，連絡等を要するものについては，報告・連絡書(様式第11号)により速やかに処置するものとする。
(1) 起案文は，常用漢字及び平易な口語文を使用するものとし，文字は明確に記載し，訂正又は抹消をした場合，その箇所に認印を押すこと。
(2) 合議先を記載すること。
(3) 一般文書のうち発送するものについては，当該文書の内容により「(通達)」，「(通知)」，「(指令)」，「(協議)」，「(照会)」，「(依頼)」，「(回答)」，「(報告)」，「(申請)」，「(副申)」，「(進達)」又は「(送付)」と題名の次に表示すること。ただし，これらの区分により難いものについては適宜の表示を用い，又は表示しないことができる。
(4) 軽易な文書及び常例的な文書の案を作成する場合のほか，公の意思決定の基礎となる起案の趣旨又はその理由を，経費を伴う場合には，その支出方法を明記すること。また，参考となるべき事項(法令の根拠，経過の概要等)を添付すること。
(5) 文書の決裁区分は，茨城町事務決裁規程の規定により，起案用紙の「決裁区分」の欄に，その事案の決裁及び専決の区分を記載すること。
(6) 決裁区分の記号については，決裁権者が町長であるものを「甲」，副町長であるものを「乙」，部長であるものを「丙」，課長であるものを「丁」とし，該当する記号を○印で囲むこと。また，決裁区分については，組織により適宜修正の上，使用すること。
(決裁等の順序)
第21条 起案文書又は閲覧に供する文書(以下「起案文書等」という。)は，係長，課長補佐，副参事，課長，参事，部長及び副町長を経て町長の決裁又は閲覧を受けなければならない。
2 決裁権者等への起案文書等の回付は，起案者又は該当事務の担当者が行う。
(合議)
第22条 合議を要する起案文書等は，次の各号に掲げる順序により，該当事案の関係者に合議しなければならない。
(1) 主管課内の他の係長に合議するときは，主管係長の押印後とする。
(2) 他の課長(副参事)又は部長(参事)に合議するときは，主管課長(副参事)又は部長(参事)の押印後とすること。
2 合議を要する起案文書等は，あらかじめ起案者又は主管課長において電話連絡，会議等の方法によって関係課と調整を行うことにより，合議先を特に必要なものにとどめる。
3 合議を受けた起案文書等の結果を知ろうとするときは，当該起案文書等の課長名の下に「要再回」と朱書きするものとする。この場合においては，決裁権者の決裁又は閲覧終了後にその起案文書等を当該課長に回付しなければならない。
4 条例，規則等の令達文書の制定及び改廃がある場合には，主管部長の決裁後，総務課の合議を受けなければならない。
(決裁)
第23条 決裁権者は，全ての合議が終わった起案文書等を決裁するものとする。
2 前項の場合において，決裁権者は，合議又は審査の過程において当該起案文書等に変更又は意見が加えられたときは，所要の調整を行うものとする。
(1) 簡易な回答等の立案は，当該照会文書等の余白に処理方法を記載すること。
(2) 副申等を要しない経由文書の進達については，別紙に閲覧印を押すこと。
2 職員の採用，降任，休職，降給，戒告，減給，停職，懲戒免職，昇給，昇任，転勤等の処分については，辞令簿(様式第12号)に記載するものとする。
3 前2項に定めるもののほか，台帳，原簿等の類で起案することを適当と認めるものについては，別に定める台帳，原簿の類により行うことができる。
(緊急事件の処理)
第25条 緊急処分の必要がある事件で，正規の手続を経る暇がないものについては，上司の指揮を受け，便宜の処理をすることができる。
(簡易事件の処理)
第26条 簡易な事件は，あらかじめ上司の承認を得て，口頭又は電話で処理することができる。この場合において必要な事項は，事後にその要旨を文書に記録し，上司及び関係職員の閲覧に供さなければならない。
(文書の記号及び番号)
第27条 令達文書及び発送文書には，次の各号に定めるところにより，記号及び番号を付さなければならない。ただし，簡易な文書については，省略することができる。
(1) 令達文書には，町名及びその種別を記載し，令達番号簿により種別ごとに追次番号を付すこと。
(公印等の使用)
第28条 発送文書は，決裁文書に契印の上公印を押さなければならない。ただし，軽易な文書については，公印又は契印の押印を省略することができる。
2 公印を押印するときは，茨城町公印規程(平成5年茨城町規程第3号)第9条の規定に基づき使用しなければならない。
(議案等の整理)
第29条 議会に提出する議案等は総務課において取りまとめ，議案等整理簿(様式第13号)に記載して整理しなければならない。
(発送文書の取扱い)
第30条 文書発送の手続きは，次の各号に掲げるとおりとする。
(1) 文書を発送するときは，文書発送簿に必要事項を記入すること。
(2) 発送する文書及び物品は，午後4時までに総務課に提出し，郵便等発送受付簿(様式第14号)に必要事項を記入すること。
(3) 発送する郵便物等は，料金後納の扱いとする。ただし，主管課において料金納付済物品や切手のちょう付された郵便物及び官製はがきは，この限りでない。
2 前項第2号の規定にかかわらず，電報及び特に急を要する文書の発送については，遅滞なく発送しなければならない。
第4章 文書の保管及び保存
(主管課における保管)
第31条 未完結文書は，主管課の一定の場所に保管し，常にその所在を明らかにしておかなければならない。
2 完結文書で文書保存年限の満了していないものは，原則として，当該事業の完結した日の属する会計年度の翌会計年度の終了の日まで，主管課において保管するものとする。
3 前項の規定にかかわらず，完結文書が，例規等事務処理上の規範となるもの又は執務のために常時閲覧する必要があるものは，引き続き主管課において保管することができる。
(常用文書)
第32条 文書管理責任者は，年度が更新されても使用頻度が高い文書等を常用文書として指定することができる。
2 常用文書に指定できる文書は，次の各号に掲げるものとする。
(1) 未完結文書
(2) 台帳，名簿等で使用頻度の高い簿冊
(3) その他特に使用頻度の高い文書
(文書の整理)
第33条 文書の整理，保管及び保存は，ファイル(簿冊)により行うものとする。
2 文書の保存年限は，次のとおりとする。また，保存年限を明確にするため，ファイル(簿冊)に所定の背表紙(様式第15号)を表示しなければならない。
(1) 永年保存文書
(2) 30年保存文書
(3) 20年保存文書
(4) 10年保存文書
(5) 5年保存文書
(6) 3年保存文書
(7) 1年保存文書
(8) 差替文書
(9) 随時廃棄文書
3 文書の保存年限は，最低保存年限とし，保存期限に達した文書であっても保存の必要な文書は，期限を定めて継続保存することができる。
4 文書の保存年限の基準は，別表第2のとおりとする。
5 文書の保存年限は，法令等に定めのあるものを除くほか，前項の基準に従い，主管課にて決定する。
(保存年限の特例)
第34条 前条の規定にかかわらず，法令に保存期間の定めのある文書及び時効が官製する間証拠として保存する必要がある文書については，文書の保存年限はそれぞれ法令に定める期間又は時効期間による。
(文書の分類)
第35条 文書は，系統的に秩序立てて管理するため，別に定める文書分類基準にしたがって分類しなければならない。
2 主管課は，次の各号に掲げる事由が生じた場合には，速やかに大分類項目，中分類項目，小分類項目及び細分類の変更を検討し，変更内容を総務課に提出しなければならない。
(1) 新しい事務分掌が設けられたこと等により，既存の分類項目では文書分類が困難な場合
(2) 各分類項目における文書量が多くなり，文書の検索に不都合が生じた場合
3 総務課は，前項に定める変更内容を確認の上，速やかに文書分類表を変更し，新たな文書分類表を各課に提示しなければならない。
第5章 文書の引継ぎ及び廃棄
(文書の引継ぎ)
第36条 各課は，毎年7月から8月までの文書整理期間中に，保管期間の経過した完結文書を対象に引継ぎを行わなければならない。
2 文書の引継ぎは，次の各号に掲げる方法により行うものとする。
(1) 担当者は，毎年，総務課の指定する時期に引継ぎを行う簿冊を集め，保存ファイルリスト(様式第16号。以下「保存リスト」という。)を作成し，保存リスト及び当該簿冊を各課の文書主任に提出する。
(2) 各課の文書主任は，保存リストと簿冊を対照した上で総務課の指定する日に保存書庫に運び，総務課の指定する場所に簿冊を収納する。
(3) 総務課は，保存リストに受領印を押印し，保存リスト原簿として保管し，その写しを各課の文書主任に交付する。
(4) 各課の文書主任は，保存リスト原簿の写しを保管する。
(文書の移換え)
第37条 各課は，毎年7月から8月までの文書整理期間中に保管期間の経過した文書のうち，保存期間の満了していない簿冊を対象に総務課の指定する書庫へ移換えを行わなければならない。
2 保管期間以内であっても，業務に支障のない簿冊については，移換えを行うことができる。
3 保管期間を経過した完結文書は，当該完結文書の保存期間が満了するまで，書庫に収蔵し，保存するものとする。
(閲覧等)
第38条 職員は，書庫に収蔵された完結文書(以下「保存文書」という。)の閲覧又は借用(以下「閲覧等」という。)をしようとするときは，統括文書管理責任者の許可を受けなければならない。
2 保存文書の閲覧等を行った者は，閲覧等終了後速やかに所定の場所に返納しなければならない。
(文書の廃棄)
第39条 各課は，毎年7月から8月までの文書整理期間中に，保存期間の満了した文書を対象に文書の廃棄を行わなければならない。
2 統括文書管理責任者は，各文書管理責任者と協議し，保存期間の満了した保存文書の廃棄期日を指定するものとする。
3 文書を廃棄する場合に，機密に属するもの又は他に悪用されるおそれのあるものは，焼却又は切断等の措置を講ずるものとする。
4 各文書管理責任者は，保存文書の廃棄を行ったときは，主管課において保管している保存リストを統括文書管理責任者に提出しなければならない。
5 文書の廃棄は，次の各号に掲げる方法により行うものとする。
(1) 担当者は，保存期間が満了した簿冊等で廃棄するものを取りまとめ，文書主任が保管している保存リスト原簿の写しの廃棄年月日欄に，あらかじめ総務課の指定する廃棄年月日を朱書きし，文書主任に提出する。
(2) 文書主任は，廃棄年月日を朱書きした保管リスト原簿の写しを総務課に提出し，廃棄対象簿冊を総務課の指定する日に指定された場所へ運ぶものとする。
(3) 総務課は，廃棄年月日を朱書きした保存リスト原簿の写しと廃棄対象簿冊を対照し，確認後，受領する。
(4) 総務課は，廃棄年月日を朱書きした保存リスト原簿の写しから，保存リスト原簿に廃棄年月日を転記し，これを廃棄簿冊台帳とし，保存リスト原簿の写しは文書主任に返却する。
(委員会等の文書保存)
第40条 町議会，委員会及び委員の事務局等の文書の取扱いは，この規程の例による。
(補則)
第41条 この規程に定めるもののほか，必要な事項は，別に定める。
附則
(施行期日)
第1条 この訓令は，平成23年8月1日から施行する。
(茨城町個人情報保護事務取扱規程等の一部改正)
第2条 次の各号に掲げる訓令中「平成6年茨城町訓令第1号」を「平成23年茨城町訓令第4号」に改める。
(1) 茨城町個人情報保護事務取扱規程(平成17年茨城町訓令第1号)第25条第1項
附則(平成26年訓令第2号)
この訓令は，平成26年4月1日から施行する。
附則(平成28年訓令第1号)
この訓令は，平成28年4月1日から施行する。
附則(令和2年訓令第3号)
この訓令は，令和2年4月1日から施行する。
別表第1(第27条関係)
部名 | 課名 | 略号 |
町長公室 | 秘書広聴課 | 秘広 |
地域政策課 | 地政 | |
総務部 | 総務課 | 総 |
財政課 | 財 | |
税務課 | 税 | |
保健福祉部 | 社会福祉課 | 社福 |
長寿福祉課 | 長寿 | |
こども課 | こども | |
保険課 | 保 | |
健康増進課 | 健 | |
総合福祉センター | 福セ | |
生活経済部 | 農業政策課 | 農政 |
商工観光課 | 商観 | |
町民課 | 町 | |
みどり環境課 | み環 | |
都市建設部 | 道路建設課 | 道建 |
都市整備課 | 都整 | |
下水道課 | 下水 | |
水道課 | 水 | |
会計課 | 会 |
別表第2(第33条関係)
文書保存年限
種別 | 保存年限 | 内容 |
第1種 | 永久保存 | 1 町議会の議決書及び会議録 2 条例，規則，告示，訓令及び指令の原議及び関係書類 3 町広報 4 進達，賞罰，身分等の人事に関する書類 5 退職年金及び遺族年金に関する文書 6 褒賞に関する文書 7 不服の申立，審査の請求，訴訟，調停及び和解に関する重要な文書 8 調査及び統計で特に重要な文書 9 事務の引継ぎに関する重要な文書 10 財産及び町債に関する文書 11 文書保存台帳 12 工事関係書類で特に重要なもの 13 市町村の設置，分合，境界変更及び名称の変更に関する文書 14 歳入歳出決算書 15 その他永久保存の必要と認められるもの |
第2種 | 10年保存 | 1 国又は県の訓令，指令，例規，重要な通知及び往復文書 2 認可，許可又は契約に関するもの 3 原簿及び台帳 4 寄付受納に関する重要なもの 5 出納に関する帳票及び証拠書類 6 物品の出納簿 7 町税等の賦課及び徴収に関する重要な文書 8 各種公課に関するもの 9 その他10年保存の必要と認められるもの |
第3種 | 5年保存 | 1 補助金に関する書類 2 調査，統計，報告，証明等に関するもの 3 町税等の賦課及び徴収に関する文書 4 工事又は物品に関する書類 5 その他5年保存の必要と認められるもの |
第4種 | 3年保存 | 1 消耗品及び材料に関する受払簿 2 当直日誌，出勤簿，旅行命令簿等職員の勤務の実態を証するもの 3 照会，回答その他報告文書に関するもの 4 その他3年保存の必要と認められるもの |
第5種 | 1年保存 | 軽易な文書 |
