○茨城町特定個人情報等取扱規程
平成27年12月28日
訓令第7号
(目的)
第1条 この規程は，茨城町の保有する個人情報について，その適切な管理に必要な事項を定めることにより，行政の適正かつ円滑な運営を図りつつ，個人の権利利益を保護することを目的とする。
(定義)
第2条 この規程における用語の意義は，個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法律」という。)第2条及び第60条並びに行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)第2条の定めるところによる。
(総括責任者等)
第3条 茨城町に，総括責任者を一人置くこととし，副町長をもって充てる。
2 各課等に，茨城町における保有個人情報及び個人番号(以下「保有個人情報等」という。)を取り扱う保護責任者を一人置くこととし，当該課室等の長をもって充てる。
3 茨城町に，監査責任者を一人置くこととし，総務課長をもって充てる。
(総括責任者等の任務)
第4条 総括責任者は，保有個人情報等管理に関する事務を総括する任に当たる。
2 保護責任者は，各課等における保有個人情報等の適切な管理を確保する任に当たる。
3 保護責任者は，個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(以下「事務取扱担当者」という。)並びにその役割を指定する。
4 監査責任者は，保有個人情報等の管理の状況について監査する任に当たる。
(保有個人情報の適切な管理のための委員会)
第5条 総括責任者は，保有個人情報等の管理に係る重要事項の決定，連絡・調整等を行うため必要があると認めるときは，関係職員を構成員とする委員会を設け，定期に又は随時に開催する。
(教育研修)
第6条 総括責任者は，保有個人情報等の取扱いに従事する職員に対し，保有個人情報等の取扱いについて理解を深め，個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 総括責任者は，保有個人情報等を取り扱う情報システムの管理に関する事務に従事する職員に対し，保有個人情報等の適切な管理のために，情報システムの管理，運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 保護責任者は，当該課室等の職員に対し，保有個人情報等の適切な管理のために，総括責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
(職員の責務)
第7条 職員は，法律及び番号法並びに茨城町個人情報保護法施行条例(令和5年茨城町条例第3号)の趣旨に則り，関連する法令及び訓令等の定め並びに総括責任者，保護責任者の指示に従い，保有個人情報等を取り扱わなければならない。
(アクセス制限)
第8条 保護責任者は，保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する課員とその権限の内容を，当該課員が業務を行う上で必要最小限の範囲に限る。
2 アクセス権限を有しない課員は，保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 課員は，アクセス権限を有する場合であっても，業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第9条 課員が業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても，保護責任者は，次に掲げる行為については，当該保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，当該行為を行うことができる場合を限定し，課員は，保護責任者の指示に従い行う。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第10条 課員は，保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には，保護責任者の指示に従い，訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第11条 課員は，保護責任者の指示に従い，保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに，必要があると認めるときは，書庫又は耐火金庫への保管，施錠等を行う。
(廃棄等)
第12条 課員は，保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを除く。)が不要となった場合には，保護責任者の指示に従い，当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第13条 保護責任者は，保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて，台帳等を整備して，当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
(個人番号の利用等の制限)
第14条 保護責任者は，個人番号の利用に当たり，番号法があらかじめ限定的に定められた個人番号利用事務又は個人番号関係事務に限定するものとする。
2 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き，他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(アクセス記録)
第15条 情報政策担当課長は，保有個人情報等(情報システムに係るものに限る。)について，不適切なアクセスや漏えいその他保有個人情報等の管理に関して問題となる事案の発生又はそのおそれがあると認めるときは，必要に応じて当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視やアクセス状況を定期的に分析する等の措置を講じなければならない。
(アクセス制御)
第16条 情報政策担当課長は，保有個人情報等に係る情報システムについて，パスワード等を使用して権限を識別する機能を設定するなど，アクセス制御のために必要な措置を講じなければならない。
(アクセス記録の措置)
第17条 情報政策担当課長は，保護責任者から申請があった場合には，保有個人情報等への不適切なアクセスに関し，アクセス情報の記録，その記録の一定期間の保存，及び分析するために必要な措置を講じなければならない。
2 情報政策担当課長は，アクセス記録の改ざん，窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講じなければならない。
(外部からの不正アクセスの防止)
第18条 情報政策担当課長は，保有個人情報等に係る情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため，ファイアウォールの設定等の必要な措置を講じなければならない。
(管理区域の立入り等)
第19条 情報政策担当課長は，保有個人情報等を取り扱う基幹的なサーバ等の機器を設置する区域(以下この条において「管理区域」という。)に立ち入ることのできる権限を有する者を定めるとともに，用件の確認，立入りの記録，部外者についての識別化，部外者が立ち入る場合の職員の立会い又は監視設備による監視，外部電磁的記録媒体等の持込み，利用及び持ち出しの制限又は検査等の措置を講じなければならない。
(管理区域に関する措置)
第20条 情報政策担当課長は，外部からの不正な侵入に備え，管理区域に施錠装置及び監視設備を設置する等必要な措置を講じなければならない。
2 情報政策担当課長は，災害等に備え，管理区域に，耐震，防火等の必要な措置を講ずるとともに，サーバ等の機器の予備電源の確保，配線の損傷防止等の措置を講じなければならない。
(保有個人情報等の提供)
第21条 保護責任者は，法律第69条第2項第3号の規定に基づき保有個人情報等を提供する場合には，必要があると認めるときは，安全確保の措置を要求する。
2 保護責任者は，番号法で限定的に明記された場合を除き，特定個人情報等を提供してはならない。
(業務の委託等)
第22条 保護責任者は，保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合は安全管理措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行わなければならない。
2 委託先が再委託をする場合は，町の許諾を得た場合に限り，再委託をすることができるものとする。
3 再委託以降も前項と同様に取り扱うものとする。
(事案の報告及び再発防止措置)
第23条 保有個人情報等の漏えい，滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合及び事務取扱担当者が取扱訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合等，安全確保上で問題となる事案が発生した場合に，その事実を知った職員は，速やかに当該保有個人情報等を管理する保護責任者に報告する。
2 保護責任者は，被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を速やかに講ずる。
3 保護責任者は，事案の発生した経緯，被害状況等を調査し，総括責任者に報告する。ただし，特に重大と認める事案が発生した場合には，直ちに総括責任者に当該事案の内容等について報告する。
4 総括責任者は，前項の規定に基づく報告を受けた場合には，事案の内容等に応じて，当該事案の内容，経緯，被害状況等を町長に速やかに報告する。
5 保護責任者は，事案の発生した原因を分析し，再発防止のために必要な措置を講ずる。
(監査)
第24条 監査責任者は，保有個人情報等の管理の状況について，定期に又は随時に監査を行い，その結果を総括責任者に報告する。
(点検)
第25条 保護責任者は，各課等における保有個人情報等の記録媒体，処理経路，保管方法等について，定期に及び必要に応じ随時に点検を行い，必要があると認めるときは，その結果を総括責任者に報告する。
(評価及び見直し)
第26条 総括責任者，保護責任者等は，監査又は点検の結果等を踏まえ，実効性等の観点から保有個人情報等の適切な管理のための措置について評価し，必要があると認めるときは，その見直し等の措置を講ずる。
附則
この訓令は，平成27年12月28日から施行する。
附則(令和5年訓令第2号)
この訓令は，令和5年4月1日から施行する。